Michael DeVito
16 de septiembre de 2015

En un reciente artículo para Harvard Business Review, el inversor de capital riesgo Maxwell Wessel presenta una idea interesante: que el sector del automóvil tiene mucho que aprender de la computación en nube;

Observando que hoy en día'nuevos proveedores de transportes como Uber y Zipcar están cambiando nuestra relación con los coches, Wessel cree que algunos de los factores que han impulsado la transformación de las TI podrían señalar el camino hacia el futuro de los Transportes. Del mismo modo que alquilar Infraestructura IT a través de Cloud es casi siempre más barato que tenerla en propiedad, también el alquiler de vehículos podría ser pronto más barato que la propiedad; Wessel entra en más detalles a lo largo de su artículo, pero en general ofrece un gran ejemplo de pensamiento interdisciplinar. Puede que no parezca que la industria automovilística y la informática tengan mucho en común, pero está claro que hay lecciones que pueden aprenderse de cada una.

Wessel nos hizo pensar: ¿podría haber lecciones que la industria del automóvil pudiera enseñar a los que trabajamos en TI?

Resulta que hay un par de cosas que el sector del automóvil puede enseñarnos sobre las TI modernas. Más concretamente, podemos mirar hacia kanban, el método de Toyota de fabricación justo a tiempo, en busca de lecciones sobre cómo maximizar la eficiencia de las TI; Los fundamentos de Kanban

En su afán por eliminar el despilfarro en la Industria, que comenzó en la década de 1940, el fabricante de automóviles japonés Toyota empezó a estudiar los supermercados con la idea de aplicar las técnicas de almacenamiento en estanterías a la planta de producción.

Se dieron cuenta de que los dependientes reponían los artículos según el inventario de su tienda, no según el suministro de su proveedor. También observaron que la mayoría de los clientes compraban lo que necesitaban, cuando lo necesitaban. En resumen, observaron que los supermercados alineaban los niveles de inventario con el consumo real; Tras su investigación, los ingenieros de Toyota trataron de replantearse sus métodos y fueron pioneros en un nuevo enfoque que ajustara el inventario a la demanda y consiguiera mayores niveles de calidad y rendimiento. Hoy en día, Toyota utiliza el sistema Kanban justo a tiempo para maximizar la eficiencia. Definen la Industria just-in-time como fabricar "sólo lo que se necesita, cuando se necesita y en la cantidad que se necesita";

Kanban se basa en gran medida en la comunicación a través de la gestión visual. En efecto, las tarjetas kanban señalan el agotamiento de productos, piezas o existencias. Cuando se recibe, el kanban activa la reposición de ese producto, pieza o inventario. El consumo impulsa la demanda de más producción, y el producto se fabrica o encarga sólo cuando es necesario; En términos más generales, los métodos "justo a tiempo", como el Kanban, maximizan la eficiencia y reducen el despilfarro. Inspirados en los supermercados e implantados en la fabricación de automóviles, hoy en día, muchas empresas utilizan los principios del kanban para ayudar en esas áreas clave.

Los 4 Principios Principales de Kanban

Como Leankit señala en su explicación de kanban, kanban "se basa en la verdad fundamental de que no se puede'llegar a donde quieres ir sin saber primero dónde estás." Kanban se puede reducir a cuatro principios clave:

Visualizar el trabajo
Limitar el trabajo en curso
Centrarse en el flujo
Mejora continua

Tanto si fabrica coches como si gestiona un supermercado o, como explicaremos aquí, si gestiona TI, estos cuatro principios contribuirán en gran medida a minimizar los residuos y maximizar la eficiencia. A continuación, examinaremos más detenidamente cada uno de estos cuatro principios y cómo podrían aplicarse a la TI moderna; Principio 1: Visualizar el trabajo

El objetivo de kanban es realizar cambios positivos para optimizar el flujo de trabajo a través del sistema. Eso empieza por visualizar el trabajo Toyota utiliza tarjetas kanban para ayudar a visualizar el trabajo. Las tarjetas contienen información como el nombre del producto, el código y la ubicación de almacenamiento. Las tarjetas kanban se utilizan para recuperar piezas y comunicar qué piezas se han utilizado. Empezaron siendo tarjetas físicas y han evolucionado a "e-kanban", que se basa más en lo digital;

Como cada pieza tiene su propio código único, Toyota puede hacer un seguimiento de las piezas y el inventario a través del flujo de trabajo, ajustando y haciendo los pedidos en consecuencia. Esto también es tremendamente útil en otros contextos, y de hecho es la base de muchas herramientas de gestión de proyectos hoy en día.

La herramienta de gestión de proyectos Trello ofrece un ejemplo tremendo de visualización del trabajo. En ella, puedes crear tableros (grupos de proyectos globales), listas (fases de trabajo) y tarjetas (proyectos individuales). Para un proyecto de escritura, por ejemplo, puedes tener listas para las solicitudes entrantes, el trabajo que se está escribiendo, el trabajo enviado, el trabajo que se está editando y el trabajo que se ha completado; Al mirar tus listas, podrías ver cuánto tiempo, en promedio, tarda una pieza de contenido en pasar de ser una solicitud entrante a completarse. También podrías ver si hay un gran retraso en alguna fase del proceso. Si el trabajo fluyera rápidamente a través de cada lista pero luego se atascara en las fases de edición, por ejemplo, eso sería señal de que tienes un problema en la edición del que debes ocuparte; Como hemos mencionado antes, no puedes llegar adonde vas sin saber primero dónde estás. Visualizar el trabajo te dice exactamente dónde estás y te da un control directo de cómo progresa el trabajo.

Las TI no suelen ser tan lineales como algo como la fabricación de automóviles, pero visualizar el trabajo sigue siendo posible y útil.

Visualizar el trabajo en TI consiste en identificar 2 cosas principales: qué recursos tiene disponibles y cómo se están utilizando esos recursos. Identificar de qué recursos dispone -desde ancho de banda hasta espacio de almacenamiento, pasando por potencia- le indica qué tiene disponible para consumir. Identificar cómo se utilizan esos recursos, y cuándo, le muestra qué porcentaje de esos recursos necesita realmente. ¿Son coherentes sus necesidades de ancho de banda? ¿Cuánto espacio del servidor local está utilizando? ¿Qué aplicaciones consumen más recursos? Las soluciones de supervisión de panel único, que ponen toda su supervisión de TI en un solo lugar, dan crédito a la utilidad de visualizar su trabajo. Cuando la supervisión está desarticulada, puede resultar difícil saber qué se necesita o por qué se necesita. Cuando todo está en un solo lugar, puede empezar a descubrir lo que es realmente necesario; Aunque obviamente no puede colocar tarjetas físicas en el tráfico que pasa por su red, este tipo de visualización funciona con el mismo principio y se aproxima al mismo objetivo general; Principio 2: Limitar el trabajo en curso

Cuando hay menos coches en la carretera, hay menos tráfico. Sencillo, ¿verdad?

Esa es la idea general detrás de lo que bien puede ser el principio más importante de kanban: limitar el trabajo en curso. Trabajar en varios proyectos a la vez lo ralentiza todo. En Industria, cambiar de tarea a mitad de un proyecto supone una pérdida de tiempo y recursos;

Producir 10.000 motores a la vez, por ejemplo, tendría poco valor si sólo se necesitaran 1.000 camiones. Cuando los proyectos se completan justo a tiempo, todo se mueve con mayor rapidez, y también hay mucho menos desperdicio de inventario ocioso.

Leankit lo dice mejor:

En algún nivel, todos somos culpables de asumir más trabajo del que podemos manejar, empezar nuevas tareas antes de terminar las existentes... y luego olvidarnos de completar algunas de ellas o comprometer la calidad de nuestro trabajo al sentirnos abrumados por todo ello;

Establecer límites de trabajo en curso debería ser una prioridad para evitar las penalizaciones que suponen la pérdida de tiempo, esfuerzo y recursos. Al igual que Toyota descubrió que priorizar unas tareas sobre otras mejoraba el flujo de trabajo y reducía el tiempo que tardaban en completarse, otras empresas también pueden mejorar el flujo de trabajo y maximizar la eficiencia priorizando explícitamente los proyectos importantes;

Una vez más, aunque no es una traslación de uno a uno a TI, todavía hay lecciones que aprender aquí. La mayoría de los departamentos de TI conocen la lucha que supone apagar incendios en lugar de trabajar proactivamente con antelación; los profesionales de TI están constantemente bajo presión para tener todo hecho a la vez.

Eso puede parecer que resuelve preocupaciones inmediatas, pero es mucho más productivo centrarse en los proyectos más importantes. Dedicar tiempo y recursos sólo a los proyectos más importantes, y dejar todo lo demás para cuando esos proyectos estén terminados, es un cambio de rumbo importante para la mayoría de las empresas, y mucho menos para sus departamentos de TI. Pero hacerlo ayudará a que los proyectos se completen más rápidamente y puede incluso mejorar la calidad del trabajo; Lo más difícil de minimizar el trabajo en curso es averiguar qué proyectos priorizar en primer lugar. Eliminar algunos proyectos para centrarse en otros puede parecer contraproducente, pero en realidad es mucho más eficaz que intentar abordarlo todo a la vez.

Principio 3: Céntrate en el flujo

Los principios tres y cuatro, centrados en el flujo y la mejora continua, parten de los cimientos establecidos por los principios uno y dos

Cuando haya minimizado el trabajo en curso y comenzado a visualizar todo su trabajo, puede comenzar a trabajar en las etapas de mejora de kanban.

El flujo es esencial en kanban; todo el punto de implementar un sistema kanban es crear un cambio positivo. El progreso es el nombre del juego. Observando cómo fluye actualmente el valor a través del sistema, analizando las áreas problemáticas en las que el flujo de valor está estancado, y definiendo y luego aplicando cambios, puede empezar a realizar ese progreso. Después de realizar un cambio, repita el ciclo: compruebe si su cambio ha tenido un impacto positivo o negativo; Kanban no es un proceso de "ponlo y olvídalo"; de hecho, es justo lo contrario. El propósito de ejecutar los dos primeros pasos es empezar a ser capaz de gestionar su flujo de trabajo y mejorar la eficiencia.

En TI, todo esto se remonta a la supervisión, incluso si resulta que no está utilizando una solución de supervisión de un solo panel de vidrio. Ha identificado los proyectos más importantes para usted y ha empezado a trabajar en ellos. Ha establecido un sistema para visualizar de qué recursos dispone y cómo se están utilizando. Ahora, puede empezar a identificar formas en las que puede aprovisionar diferentes recursos para maximizar la eficiencia, y también identificar cómo los proyectos en los que está trabajando pueden afectar al flujo;

Principio 4: Mejora continua

Todo esto nos lleva al último principio de Kanban: la mejora continua. Ya insinuamos esto en nuestra sección anterior sobre la priorización del flujo;

Una vez que su sistema kanban está en marcha, se convierte en la piedra angular de una cultura de mejora continua. Mida el flujo. Vea cómo se utilizan los recursos. Vea cuánto tardan en completarse los proyectos. Compruebe si está utilizando todo el ancho de banda de que dispone. Vea si el despliegue de una solución en la nube está teniendo el impacto que pensaba que tendría; Lo más importante que hay que recordar aquí es que el estancamiento es tu enemigo. Usted quiere ver flujo y progreso, incluso si eso significa hacer cambios que resultaron ser la decisión equivocada.

La belleza de un enfoque de TI inspirado en las técnicas kanban y justo a tiempo es que no se trata sólo de un enfoque hipotético: existen soluciones para ayudar a transformar este tipo de pensamiento en acción real.

Consideremos una situación hipotética en la que la Infraestructura IT de una empresa se construyó en torno a un centro de datos propiedad de la empresa. Después de que la Empresa priorizara los proyectos y visualizara el flujo de trabajo (recursos disponibles frente a recursos utilizados), no había mucho que pudieran hacer para mejorar el flujo y, en última instancia, trabajar para maximizar la eficiencia y minimizar el despilfarro

; No importa lo que pase, estarían atados a los recursos en los que han invertido, aunque la demanda aumente o disminuya. Es más, esa Empresa también estaría trabajando en contra del principio de minimizar el trabajo en curso. ¿Cómo podría esperarse que destacaran en sus competencias básicas si tuvieran que invertir importantes recursos en gestionar su centro de Datos y su Infraestructura IT? Ahora, compárelo con una empresa más moderna, cuya Infraestructura IT se construyó en torno a una combinación de recursos locales, colocados y en la Cloud. Tras realizar el mismo ejercicio de priorización de proyectos y visualización del flujo de trabajo, esa Empresa podría ajustar sus recursos sobre la marcha para adaptarse a la demanda actual y al tipo de trabajo que se está realizando; Si vieran, por ejemplo, un aumento de la demanda, podrían aprovechar las opciones de servicio burstable a través de Digital Realty DIA, que ofrecen escalabilidad automática. Lo mismo ocurre con otros recursos. Si la Empresa notara un exceso extremo de potencia informática a través de la Cloud pública, podría reducirla y aumentarla de forma rápida y sencilla. La flexibilidad es mucho más fácil de conseguir cuando no se está atado a una infraestructura física propia; La multitud de opciones disponibles a través de un proveedor de servicios de centros de datos como Digital Realty le permiten adaptar directamente su Infraestructura IT a sus necesidades, proyectos y flujo, tal y como hemos descrito anteriormente; Kanban: Maximizar la eficiencia y minimizar los residuos

Probablemente no seas un fabricante de automóviles. Lo bueno es que no necesita serlo para mejorar la eficiencia utilizando el método Kanban, probado a lo largo del tiempo

Visualizando el trabajo, limitando el trabajo en curso, priorizando el flujo y trabajando hacia la mejora continua, puede salir de la era de la TI rígida e inmutable y entrar en la era de la flexibilidad y la máxima productividad. Los recursos que tiene a su disposición como profesional de TI son más útiles y flexibles que nunca. Resulta que tomar ejemplo de Toyota y otras Industrias ajustadas puede enseñarnos mucho sobre cómo utilizar estas nuevas capacidades en nuestro beneficio;

Lo que Toyota puede enseñarle sobre las TI modernas